E-Mail Hygiene – Die Fallstricke in der Outbound Automation

MAUT-E-Mail Hygiene

Wer seine Zustellbarkeit von Kaltakquise-E-Mails verbessern und/oder eine gepflegte Abonnentenliste mit wirklich interessierten Rezipienten aufbauen möchte, der tut zunächst gut daran, seine E-Mail-Domäne (DNS-Eintrag) zu authentifizieren. Das schützt nicht nur Ihr versendendes E-Mail-Konto, sondern verhindert auch, dass ausgehende Sales-Mails als Spam markiert werden. Außerdem können Spammer sich in Spoofing- und Phishing-E-Mails damit nicht mehr als Ihr Unternehmen ausgeben. Die Domänenauthentifizierung besteht aus drei Hauptkomponenten:
 

SPF-Einträge (Sender Policy Framework) geben dem Mailserver Informationen darüber, woher eine E-Mail kommen soll und legen fest, welche Server eine E-Mail von Ihrer Domäne senden dürfen. Der Eintrag listet Ihre IP-Adresse oder Ihren IP-Bereich auf. Wenn eine Nachricht von einem Ort kommt, der nicht im SPF-Eintrag aufgeführt ist, kann der Server davon ausgehen, dass sie unrechtmäßig ist und sie als Spam zurückweisen.

Domain Keys Identified Mail (DKIM) fügt eine spezielle Signatur in die Kopfzeile aller ausgehenden Nachrichten ein. E-Mail-Server verwenden DKIM, um sicherzustellen, dass eine E-Mail wirklich von Ihrer Domäne stammt und nach dem Versand nicht verändert wurde.

Domain-based Message Authentication, Reporting, and Conformance (DMARC) teilt den empfangenden E-Mail-Servern mit, was zu tun ist, wenn sie eine Nachricht erhalten, die von Ihrer Organisation zu stammen scheint, aber die Authentifizierungsprüfungen nicht besteht. Außerdem hilft es, mögliche Authentifizierungsprobleme und böswillige Aktivitäten in Nachrichten zu erkennen, die von Ihrer Domäne aus gesendet werden.

Ohne diese drei technischen Einträge werden ausgehende E-Mails eines Unternehmens bzw. seiner Marketing- & Vertriebs-Maschinerie mit größter Wahrscheinlichkeit als Spam markiert und erreichen den Posteingang des gewünschten Empfängers nicht.

Wenn Sie mehr über Techniken zur E-Mail-Hygiene im Backend erfahren möchten, fragen Sie gern unsere Marketing Engineers per direkten Kontakt an.

 

Wirkt sich das Volumen auf die Zustellbarkeit von E-Mails aus?

Wir haben 3 ausgehende Kampagnen durchgeführt – eine mit 5, eine mit 30 und eine mit 50 E-Mails pro Tag. Jeder Kampagne wurde eine brandneue, frische Domain zugewiesen, allerdings keine der oben beschriebenen technischen Hygiene Einträge getätigt. Unabhängig von der Menge der versendeten E-Mails gab es keinen signifikanten Unterschied in der Zeit, bis die ersten Mails tatsächlich als Spam erkannt wurden.

Die entscheidenden Aspekte in der Zustellbarkeit von E-Mails ist also eher die technische Hygiene mit regelmäßigen Checks sowie die Pflege der entsprechenden Mailingsliste. Nicht registrierte Opt-Outs sind Gift für die Domaingesundheit, genauso wie zu viele ungeöffnete Mails bei den Empfängern. Gute Automations-Systeme schalten spätestens nach 12 ungeöffneten Mails die Rezipienten in den „Unengaged Modus“ und warten zunächst ab, ob der Interessent nochmals Aktivität auf der Website zeigt. Die Champions-League der SDRs stellt automatisierte Outbound-Kampagnen so ein, dass aktiv und kanalübergreifend nachgefragt wird, wenn zu oft kein Rücksignal erfolgt. Ein solches System kann sogar KI-gestützt die E-Mail-Performance mit jeder ausgesendeten Kampagne optimieren. Wer solche Tools und Automatisierung nachhaltig, methodisch und systematisch aufsetzten möchte, der ist in guten Händen bei den Marketing Engineers von markenautomat.